Entre incertitudes et principe de précaution : comment l’événementiel fait face à l’inattendu

Entre digitalisation et anticipation, le secteur de l'événementiel a opéré une profonde transformation de son identité afin de s’adapter aux aléas d’un monde incertain, et, surtout, de se projeter vers un avenir désirable.

Covid-19, guerre en Ukraine, attentats : l’événementiel est, par essence, soumis aux aléas de l’actualité. Ce que le monde a découvert avec la crise sanitaire, le secteur lui, l'expérimente depuis toujours : un difficile exercice de jonglage entre organisation et anticipation.

C’est d’ailleurs grâce à cette incroyable capacité de résilience que le milieu, dont l’ADN même est la rencontre, est parvenu à sortir la tête hors de l’eau en un temps record lors de la crise épidémique. Une robustesse impressionnante malgré la sidération du début. Retour sur ce qui deviendra un cas d’école !

La moitié des événements maintenus

Muriel Blayac, directrice générale de l’agence LDR se souvient d’un choc à la suite de l’annonce du confinement :  “C’était l’arrêt total de notre métier. On était face à une incertitude totale car l’événementiel est un métier tout le temps dans le mouvement, on se déplace, on déplace des gens. On s’est demandé quand on allait pouvoir retrouvrer notre métier”.

Toutefois, la capacité d’adaptation du secteur force l’admiration puisque 46% des événements ont été sauvegardés entre le printemps et l’été 2020. Sans surprise, l’un des outils qui permet cette adaptation, c’est le numérique. Mais encore faut-il être en mesure de s’en servir. Raison pour laquelle de nombreux professionnels du secteur ont profité de cette pause forcée pour se former.

“Nos prestataires techniques de l’audiovisuel ont mis en place des studios très rapidement et ont pris la main sur nos événements, ils sont quasiment devenus les agences de nos clients”, indique Muriel Blayac. C’est auprès de ces professionnels de l’audiovisuel que la directrice générale et ses pairs se tournent pour se former et apprendre à mettre en place des studios et autres plateformes digitales. L’objectif : continuer d’organiser des événements, mais à distance.

La nouvelle normalité : vivre avec l’incertitude pour mieux la contrer

Après quelques mois, tout le monde a peu à peu intégré le fameux “vivre avec”. Grâce à leur savoir-faire et leur expérience terrain, les agences en événementiel sont devenues des spécialistes de la gestion de crise sanitaire. Elles font d’ailleurs presque office de consultants Covid auprès de leurs clients. La profession qui “joue avec une boule de cristal", comme le rappelle Muriel Blayac, à cause de l’incessant “stop and go” parvient néanmoins à anticiper et sécuriser les projets à venir grâce à une vision sur le long terme.

“Quand on reçoit un appel d’offre pour novembre 2022, on propose toujours un format hybride, on fait attention aux conditions d’annulation des lieux comme les hôtels. On prévient nos clients que l’Etat risque de mettre un protocole et que s’ils annulent un événement ça leur coûtera 100%”, souligne-t-elle. Afin de parer à ces éventualités, les agences proposent désormais trois formats d'événements : digital, présentiel ou hybride.

Cette obsession de vouloir tout anticiper ne nous ferait-elle pas oublier un point central ? Celui que le risque zéro n’existe pas et n’a jamais existé. “De tout temps, il y a eu à arbitrer entre la dangerosité d’un certain nombre de risques qui ont été mis à distance par les institutions”, précise Fanny Parise anthropologue et chercheuse à l’Université de Lausanne. Une question se pose cependant : est-il moral de continuer à organiser des événements malgré le risque sanitaire que cela représente en ce moment ? Muriel Blayac invoque une “morale responsable”, qui consiste à conjuguer le digital avec un peu de présentiel. “Dans le cadre d’un événement international, on peut par exemple avoir les Européens en présentiel et les internationaux en digital. C’est l’occasion de créer de nouveaux formats de proximité en distanciel, avec une belle user experience, un contenu adapté et des KPI intelligents”, rappelle-t-elle.

Sans oublier qu’à vouloir se rapprocher le plus possible du risque zéro, on peut y laisser des plumes, souligne Fanny Parise : “le risque est en tension permanente avec la liberté. Comment fait-on pour créer des conditions de vie acceptables sans empiéter sur nos libertés ?”.

De l’événementiel virtualisé à l’outdoor en passant par le digital : l’avenir

Puisque l’on ne sait pas quand prendra fin l’épidémie et avec elle cette incertitude structurelle, comment imaginer le futur de l’événementiel ? L’anthropologue et chercheuse propose deux scénarios. “L’événementiel pourra être virtualisé et prendre part notamment au métavers. L’idée est de proposer un format hybride en magnifiant les expériences tout en s’adaptant aux peurs grâce aux évolutions technologiques”, déclare-elle.

Option n°2 : l’outdoor. “Le secteur peut se recentrer sur des activités de plein air qui sont davantage Covid compatible. L’individu pourra profiter de son expérience sans avoir peur du risque”, ajoute Fanny Parise.

Muriel Blayac quant à elle affirme que le digital “n’est pas l’avenir de l’événementiel” mais un complément de l’événement physique : “ce qui manque au digital c’est un moment de mémorisation, un moment commun de mémoire collective. C’est comme fêter Noël en famille plutôt que de le faire à distance sur des écrans, ce n’est pas pareil.” Un complément capable de sécuriser malgré tout l’existence de n’importe quel événement.

Mais pas question de noircir le tableau. À la fin de l’année 2021, les appels d’offres pour des événements en présentiel étaient majoritaires. Bonne nouvelle donc, le monde se projette dans un futur désirable, où le Covid ne conditionne plus l’ensemble de nos activités. Cette épreuve serait-elle enfin derrière nous ? Grâce à leur capacité d’adaptation à toute épreuve et un accompagnement sur mesure, qui mieux que les agences événementielles pour préparer un monde post crise sanitaire ?